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Comment organiser des séminaires qui soient enfin efficaces
5 février 2016
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De plus en plus d’entreprises organisent des « événements collaboratifs », qu’il s’agisse de séminaires pour rassembler les managers d’une filière métier, d’ateliers qui visent à trouver des idées pour de nouveaux produits ou services, de conférences, de congrès, de formations… Même si la nature des interactions varie selon le type de rassemblement, de la communication ascendante à la co-production, il semble qu’il y ait un effet de mode pour ce type d’événements. Pourquoi un tel engouement ?

Les explications sont multiples. Environ 70% des projets de changement n’atteignent pas leurs objectifs. Or, l’une des principales raisons évoquées est la difficulté d’impliquer les collaborateurs dans ce processus de changement. Le monde étant devenu « VUCA » (Volatility, Uncertainty, Complexity and Ambiguity), il est donc nécessaire de mobiliser les collaborateurs le plus tôt possible.

Ensuite, la définition des nouveaux produits et services qui précédemment ne concernait qu’un petit cénacle de collaborateurs en mobilise désormais un nombre plus large, en incluant parfois même des clients. Ce qui implique de mettre en place des dispositifs adaptés. Sans compter que les générations Y et Z acceptent mal d’être considérées comme de simples exécutants et veulent elles aussi donner leur point de vue, prendre part à la définition de ce qui les concerne ou de l’organisation dans son ensemble. Tout comme de nombreux participants aux formations, conférences ou congrès désapprouvent de ne pouvoir réagir que lorsque la parole leur est donnée. Ils veulent pouvoir contribuer et échanger de manière continue, notamment lorsqu’une idée leur apparaît importante.

 » » Donner le meilleur d’eux-mêmes

Parmi les différentes pistes possibles pour s’adapter à ce nouveau contexte qui nécessite un engagement multiforme et dans la durée des collaborateurs ainsi que de leur management, les événements collaboratifs permettent d’obtenir des résultats rapides : au cours de ces rassemblements, les salariés peuvent, en effet, donner le meilleur d’eux-mêmes pour contribuer à la définition puis à la mise en œuvre des innovations qui vont leur permettre de relever les défis auxquels leur organisation doit faire face.

Qu’il s’agisse de réaliser un bilan des actions passées et d’identifier celles à venir ; de générer des idées en vue de concevoir un nouveau produit, un nouveau service ou d’instaurer un nouveau mode de fonctionnement ; de faire évoluer certains modes de management ; de faire adhérer les participants aux perspectives de développement de l’entreprise ; de développer la coopération entre les équipes…

En fonction de la durée de l’événement et du nombre de participants, le type de communication pourra également varier : communication ascendante (des participants vers les intervenants), communication transversale, c’est-à-dire entre les participants, jusqu’à la réalisation d’un travail en commun.

Nature du groupeNombre de participantsBénéfices recherchésExemples
PetitDe 7 à 15Travail en commun de manière approfondie sur une problématique communeDéfinition d’un nouveau produit ou service
MoyenDe 15 à 80Communication (descendante, ascendante, transversale), travail en communGroupe de créativité, Réunion d’une filière métier
GrandDe 80 à 750Communication (descendante, ascendante, transversale), travail en commun et mobilisationRassemblement des managers d’une organisation ou conférence
Très grandDe 750 à plusieurs milliersCommunication thématique (descendante, ascendante, transversale) et mobilisationCongrès ou forum

Pour réussir un tel événement, il faut définir en amont les objectifs à atteindre, de quelle manière ils le seront (selon quel déroulé et avec quels moyens), prévoir un agenda précis comprenant à la fois des activités et des temps de respiration et enfin, attribuer les rôles clés que sont le leader, le présentateur, le facilitateur, le responsable des synthèses, le responsable des aspects technologiques et logistiques…

Le présentateur devra gérer l’ouverture et la clôture de l’événement, exposer les enjeux et les objectifs, encourager les interactions… Le facilitateur, quant à lui, interviendra davantage au cours des activités, pour fluidifier les échanges et inciter les participants à collaborer : pour les petits groupes, il utilisera des méthodes comme « l’histoire du futur », « le scénario du pire », « les super héros » ; pour les moyens et les grands groupes, des méthodes comme le « World Café », l’« Open Space Technology », la « Future Search »… L’objectif est de générer des interactions de qualité et de donner la possibilité aux participants de produire quelque chose en commun.

Quel que soit le niveau de qualité de l’événement, un risque plane : c’est de revenir au fonctionnement antérieur en ne mettant pas en œuvre les actions définies lors de ce rassemblement. C’est pourquoi la gestion de « l’après » est particulièrement critique. Il faut maintenir une dynamique d’interaction et de partage et réussir à mettre rapidement en place ce qui a été convenu.

 » » Des solutions clé en main

Bon nombre de sociétés proposent des offres destinées à faciliter le déroulement de ces événements collaboratifs. Il s’agit, la plupart du temps, d’animation sans outil logiciel, qui s’appuie sur l’utilisation de tableaux, de post-it ou de jeux. Ces approches dites « low tech » ont fait leurs preuves. Cependant, avec l’arrivée de différentes plateformes logicielles, on peut désormais faire nettement mieux et le « facilitateur » peut augmenter l’efficacité et la portée de son action. Parmi les outils logiciels disponibles au niveau international, il y a principalement : Conteneo, Covision, Klaxoon, Magency, Spotme, Stormz, Succeed Together, Thinktank, Wisembly, Whibo, Workshop factory et Yellow. Voici ce qu’on peut dire de chacun d’eux :

Conteneo est une plateforme logicielle américaine qui vise à faciliter la mise en commun d’idées, la prise de décisions, la formulation de stratégies et l’alignement des équipes. Elle possède de nombreux types d’ateliers. Elle est adaptée aux petits groupes.

Covision est une plateforme logicielle américaine dont les fonctionnalités permettent de mobiliser des groupes, de les faire travailler en commun sur un projet. Elle peut être utilisée aussi bien pour des groupes de taille moyenne que d’envergure plus importante.

Klaxoon est une plateforme logicielle française qui permet une communication ascendante et transversale, avec des fonctionnalités adaptées aux événements collaboratifs ou aux formations. Elle est plutôt destinée aux groupes de taille moyenne.

Magency est une suite logicielle française qui facilite la communication ascendante comme transversale lors d’événements collaboratifs. Elle peut aussi intervenir en support lors de formations. Elle est adaptée aux moyens, grands et très grands groupes.

Spotme est une suite logicielle suisse qui permet une communication ascendante et d’implémenter des approches méthodologiques comme « Deep Dive » qu’elle a intégrée en collaboration l’IMD de Lausanne. Elle peut être utilisée aussi bien pour des groupes de taille moyenne que d’envergure plus importante.

Stormz est une plateforme logicielle française centrée sur la collaboration et qui s’adapte très facilement selon les besoins. Elle permet ainsi de mettre en œuvre dans des grands groupes des méthodes adaptées habituellement aux petits groupes (« l’histoire du futur », « le scénario du pire »…). Elle convient aux petits groupes mais surtout à ceux de moyenne et grande taille.

Succeed Together est une suite logicielle française qui rassemble huit modules permettant sur la base de technologies sémantiques d’analyser les échanges opérés au sein de moyens, de grands ou de très grands groupes. Parmi ces modules, certains sont utilisables lors de conférences téléphoniques.

ThinkTank est une plateforme logicielle américaine qui peut intervenir en support des différentes activités collaboratives d’une organisation. Elle peut être utilisée par différents métiers et secteurs, avec des tailles de groupes allant de petites à moyennes.

Wisembly est une plateforme logicielle française qui vise à faciliter la communication ascendante comme transversale lors d’événements collaboratifs ou de formations à travers des fonctionnalités de questions/réponses, vote, mise en forme de nuages de mots, « like », etc. Elle peut aussi être utilisée lors de conférences téléphoniques. Elle est adaptée aux moyens comme aux grands groupes.

Walldraft est une plateforme logicielle française qui vise à faciliter la réflexion de groupe via la mise à disposition d’un espace de travail visuel, flexible et productif qui permet d’organiser tout type d’informations (fichiers, images, vidéos, post-it digitaux…). Elle convient aux petits groupes.

Workshop Factory est une plateforme logicielle d’origine canadienne qui permet d’animer différents types d’ateliers collaboratifs. Elle est adaptée aux petits groupes.

Yellow est une plateforme logicielle française, souple et très visuelle, qui reproduit sur de grands écrans tactiles l’utilisation de post-it et de tableaux blancs pour réaliser différents types de travaux en petits ou moyens groupes.

Au-delà de cette analyse des différentes plateformes logicielles, il est intéressant de les positionner les unes par rapport aux autres. Les deux critères qui ont semblé les plus pertinents sont :

= la taille du groupe : petite, moyenne, grande ou très grande ;

= le type d’interaction, qui peut aller de faible (communication ascendante) à forte (collaboration).

Cette analyse montre qu’il existe deux grandes familles de plateformes logicielles. La première est centrée sur la communication ascendante et transversale. Elle rassemble des plateformes logicielles pouvant être utilisées par des groupes de moyenne comme de très grande taille avec des fonctionnalités et des technologies plus ou moins riches.

La seconde est davantage centrée sur la collaboration avec des outils logiciels qui permettent de mobiliser des groupes de différentes tailles. De fait, seuls les événements collaboratifs rassemblant suffisamment de participants, c’est-à-dire au minimum les groupes de taille moyenne, vont permettre de développer une réelle intelligence collective. Dans la mesure où c’est le but le plus souvent visé, les deux plateformes logicielles à mettre en avant sont Covision et Stormz.

hbrfrance.fr
Chroniques de : Denis Meingan
Denis Meingan est Directeur associé de KnowledgeConsult. Il a travaillé plus de 15 ans dans de grandes sociétés de conseil comme Deloitte, Solving et JMA Consultants. Il a dirigé des mission variées dans des groupes internationaux comme des moyennes entreprises en Europe, aux Etats-Unis, au Japon et en Afrique du Nord. Il a développé une expertise spécifique sur l’accompagnement au changement. Vous pouvez le suivre sur Twitter : @dmeingan

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