//Faites des atouts de vos stagiaires6 min de lecture

Faites des atouts de vos stagiaires6 min de lecture

Déterminez vos besoins respectifs

Avant même d’accueillir un stagiaire dans vos locaux, il est essentiel de réfléchir à votre besoin réel en la matière. Trop souvent, certaines entreprises recrutent à tout-va ce qu’elles considèrent comme une main d’œuvre bon marché sans déterminer précisément les missions qu’elles leur confieront. Posez-vous préalablement des questions du type : Quels sont mes besoins ? Dans quel domaine de compétences et pour quelle durée ? Cela vous permettra entre autres de déterminer le profil du candidat idoine.

Interrogez-vous : quelles compétences et pour quelle durée ?

Pour un stage de courte durée, mieux vaut par exemple recruter un BTS ou une licence alors que pour un stage d’au moins 6 mois vous vous adresserez plutôt à un bac+5. L’étudiant doit s’épanouir dans son stage et c’est à vous qu’il incombe de transformer cette expérience en un moment enrichissant pour lui.

Du temps à consacrer

Assurez-vous aussi dans cette optique que vous aurez un minimum de temps à lui consacrer. Un raisonnement appliqué par Luc Le Bec, directeur de création chez TMPNEO, une agence de communication en ressources humaines. “Le nombre de stagiaires dont nous disposons dépend surtout du temps que nous pouvons leur consacrer”, confirme-t-il. Dans les périodes de rush, l’agence a tendance à faire l’impasse sur les stages alors que sur des moments plus calmes, elle essaie d’intégrer de nouveaux éléments.

Impliquez vos équipes

Dans la mesure où il n’est pas censé rester très longtemps dans l’entreprise, votre stagiaire doit être opérationnel le plus rapidement possible. Pour faciliter son intégration, mieux vaut vous assurer de l’implication de vos collaborateurs. Cette démarche doit être effectuée en amont des recrutements en allant interroger vos équipes sur leurs besoins et envies, en les faisant participer au processus de sélection.
Maitre de stage

N’oubliez pas non plus de choisir au sein de votre équipe les personnes qui seront maîtres de stage. “Chez TMPNEO, nous avons deux directeurs artistiques qui sont en charge des stagiaires créatifs, explique Luc Le Bec. Cela leur permet de se responsabiliser en encadrant un junior et d’acquérir des compétences managériales.”

Il est toutefois important que cette responsabilité ne leur soit pas imposée. Elle doit être assumée sur la base du volontariat ou proposée et acceptée. Un stagiaire ne doit sous aucun prétexte être imposé aux collaborateurs qui, sinon, risqueraient de le considérer comme une charge. Il doit plutôt leur apparaître comme un appui dans l’accomplissement de leurs tâches et comme l’opportunité d’exercer des responsabilités. Plus que les compétences professionnelles, ce sont la capacité d’écoute et le sens pédagogique qu’il faut privilégiez chez le tuteur de stage potentiel. Bien faire son métier et bien l’enseigner son deux choses différentes.

Prévoyez un processus d’intégration

Vous devrez aider votre stagiaire à franchir la passerelle qui relie le monde étudiant à celui de l’entreprise. Souvent peu habitué aux complexités et exigences de l’univers professionnel, il a nécessairement besoin d’un laps de temps pour s’intégrer.

Devenir opérationnel

C’est à vous de le rassurer et de tout mettre en œuvre pour qu’il puisse rapidement devenir opérationnel. “Chez TMPNEO, nous informons tous les collaborateurs de l’agence de l’arrivée d’un nouveau stagiaire en le présentant en quelques mots”, témoigne Luc Le Bec. Cela lui permet de développer son sentiment d’appartenance. Il doit aussi pouvoir comprendre l’univers au sein duquel il va opérer. “J’incite tout nouveau stagiaire à aller se présenter auprès de tous les collaborateurs et à les interroger sur leur fonction, ajoute Luc Le Bec. Cela lui permet non seulement de comprendre les métiers de l’agence mais aussi de découvrir l’organisation hiérarchique.”

Donnez-lui une feuille de route pour qu’il sache à quoi s’attendre

Si des formations ont lieu au sein de votre entreprise, pensez à en faire bénéficier votre stagiaire. Il en ressortira non seulement avec de nouvelles compétences qu’il pourra mettre à votre service mais aussi avec le sentiment d’être considéré. Un sentiment qui influence considérablement la productivité et l’apport d’un collaborateur. Dernier point, pensez à lui confier une feuille de route, à lui délivrer la mission principale de son stage dans les grandes lignes. Il sait ainsi à quoi s’attendre et prend la mesure de son rôle.

Suivez et faites des points assez régulièrement

Rien n’est plus dangereux que de laisser un stagiaire livré à lui-même. Au mieux il se satisfait de rester passif, au pire il souffre de ce désœuvrement. Votre nouvelle recrue doit se sentir accompagnée pour prendre progressivement confiance. Il est donc important de faire des points réguliers avec lui pour s’assurer de l’avancée de ses travaux. Guère habitué à estimer la charge de travail qui l’attend et les impératifs de délais qui vont avec, il a besoin d’un encadrement consciencieux. A travers ces rendez-vous au moins hebdomadaires, vous pouvez mesurer sa motivation et son évolution.
Prendre les devants

Chez TMPNEO, Luc Le Bec confie que “le suivi est avant tout quotidien et s’effectue au fur et à mesure que les missions changent.” C’est en effet le meilleur moyen d’apporter une réponse rapide aux problèmes du stagiaire. Attention toutefois à prendre un minimum les devants et aller vers lui. Par peur de déranger ou parce qu’il ne se rend pas toujours compte qu’il va dans la mauvaise direction, votre stagiaire n’ira pas forcément vous solliciter quand il rencontre un problème. N’hésitez pas non plus à l’encourager et à le féliciter dans sa progression lorsque cela est justifié. Cela lui donne confiance et l’encourage à s’impliquer davantage.

Proposez-lui des missions valorisantes

La lassitude peut vite pointer le bout de son nez chez un stagiaire confronté à des tâches fastidieuses et répétitives. Il faut l’impliquer au maximum dans les missions quotidiennes de l’entreprise. Faites-le participer aux réunions ou aux briefs, questionnez-le sur son ressenti à la fin de ces rendez-vous. Demandez-lui de participer à une étape de création de votre offre, produit ou service. En bref donnez-lui des missions gratifiantes et stimulantes le plus tôt possible. Attention toutefois à ajuster la charge de travail et les compétences requises au profil du stagiaire.

Diversité des tâches : La variété des missions est un critère pour les stagiaires

Varier les missions confiées au stagiaire peut d’ailleurs se devenir un critère de choix pour un étudiant en quête de stage. “Nous sommes une petite agence multi-canal, explique Luc Le Bec. Nos stagiaires ont accès à une diversité des tâches et sont amenés à traiter aussi bien avec des grosses entreprises qu’avec des PME.” Un moyen de tirer son épingle du jeu face aux plus grosses structures qui peuvent proposer des stages plus monotones.

JDN