//Comment gérer l’agenda de son patron ?2 min de lecture

Comment gérer l’agenda de son patron ?2 min de lecture

Habitudes de chaque manager, nouvelles techniques bureautiques, besoin de flexibilité… La gestion du planning peut vite devenir un casse-tête. Voici quelques conseils.

> QUELLES SONT LES ATTENTES DE VOTRE PATRON ?

Comment éviter les impairs dans la gestion de l’agenda ? Renseignez-vous, au préalable, sur les attentes de votre supérieur. Interrogez-le sur ses habitudes et précisez, avec lui, les plages horaires à privilégier pour caler les réunions.

> DU TEMPS ENTRE LES RENDEZ-VOUS

Pensez toujours à dégager du temps entre chaque rendez-vous. Une demi-heure par exemple. Cela permet à votre patron de se pencher sur le dossier suivant. Voire de faire le point avant une réunion importante.

Attention : En cas de déplacement, n’oubliez pas de tenir compte du temps de trajet, ainsi que d’éventuels embouteillages.

Pour faciliter les déplacements de votre patron, vous pouvez joindre un plan d’accès :

  • soit en insérant un itinéraire papier dans son agenda traditionnel ;
  • soit en indiquant le lien vers un site spécialisé (http://www.mappy.fr/, http://maps.google.fr/) où l’adresse aura été préalablement insérée.

> SE TENIR AU COURANT DE L’AGENDA

Faites le point régulièrement avec votre patron sur ses rendez-vous à venir (du jour, de la semaine). Vous gérez son planning grâce à un agenda électronique comme Outlook ? Mettez-le en partage afin qu’il soit accessible à la fois par vous et par votre supérieur. Ce dernier aura toujours la possibilité de garder certains éléments personnels confidentiels en cochant la case « privé ».

> NOTER UNE RÉUNION

Pour ne rien oublier, veillez à inscrire :

  • l’intitulé de la réunion
  • le nom de l’interlocuteur
  • ses coordonnées complètes
  • le lieu de la réunion

Sur Outlook, les informations complémentaires sont à insérer dans la zone Commentaires. Vous pouvez même y ajouter des documents en pièces jointes. Enfin, pensez à poser un rappel.

kalligo.com